時間の使い方をもっと上手くなりたい、仕事の効率をもっと上げたいと思うのは、割と普遍的な思いではないでしょうか。
小学校や中学校の夏休みの宿題を早めに終わらせたり、計画に沿ってバランスよく終えられていた人は、タイムマネジメントで悩むことは少ないかもしれません。
しかし、夏休み終了の３日前くらいから焦って宿題に取り掛かっていた私やお仲間達は、大人になった今でもタイムマネジメントがとても苦手で、計画が思い通りにいかない事もよくある事です。
そんな時間管理がとても苦手だった私が、仕事の効率を上げ、時間の使い方が上手くなったなと自画自賛できるようになった方法をこの記事でお伝えします。
通常のタイムマネジメントでは、上手くやれる人は限られている
以前はいつも時間が足りないとボヤきつつ、仕事の効率がなかなか上がらないなぁと思いながら日々を過ごしていました。
そんな状況を打開するべく本を読み、ネットで検索をし良さそうなブログを読み漁り、書かれてあることを試しまくりました。
ToDoリストを作り、重要か重要でないか、緊急か緊急でないかのマトリックスを作り、１日の行動スケジュールや週間、月間目標を作り、時間を２５分集中し５分休憩するポモドーロ・テクニックをやり・・・。
結果は言わずともわかりますよね。
全てが見事なまでの３日坊主で終了しました（笑）
この当時の私は、
自分がなんてダメでだらしない人間なんだろうと落ち込む
↓
新しい方法を探す
↓
実行するが３日で終わる
↓
落ち込む
↓
以下略
の繰り返しでした。
そうして結構な長い時間をかけて気がついたのは、私のような人間に巷で言われているタイムマネジメントの方法は無理だということでした。
よく言われているタイムマネジメントの方法論は、そもそも時間の管理ができて、計画を守れる人に向けているのであって、時間の管理も苦手、計画を守るのも苦手な人のことは相手にしていないと気がついたのです。
そもそもタイムマネジメントに求めるものが間違っている
時間の管理も苦手、計画を守るのも苦手な人は、一般的に言われているタイムマネジメントの効果を求めてはいけません。
タイムマネジメントに求めるものの前提が間違っているのです。
一般的なタイムマネジメントの目的は、仕事の効率を上げるためだったり、時間を有効活用してさらに有意義な時間を作り出すことです。
私も含めタイムマネジメントが苦手な人は、一般的な目的を求めているように見せて、実は時間の管理も上手くなって、計画も守れるようになる自分を手に入れることを目的にしています。
つまり、タイムマネジメントをやる目的が最初から違うので長続きしないし、上手くいかないのです。
苦手な人向けのタイムマネジメントとは
時間の管理も苦手、計画を守るのも苦手な人は、タイムマネジメントがずっと出来ないままなのでしょうか。
私も諦めかけた事がありまして、その当時は計画も作らなければ、時間のことを考える事もなく、流されるままに仕事をしていました。
そうなるとその時の気分に左右されますので、仕事の進みが遅くなったり、スタックしたりで、納期を守れない事もあり、ますます自己嫌悪が進んだものです。
そうした状況を打破するために、タイムマネジメントをうまく行かせるためにあれこれ手を出して失敗しまくったわけです。
そんなダメダメな私でしたが、ある日気づきを得ました。
それは、タイムマネジメントが出来ないなら、出来るように自分をトレーニングすればいいのでは、というものです。
そもそもタイムマネジメントも自分をトレーニングするためのものなのですが、一般的に言われているタイムマネジメントを出来るレベルになっていないという事なので、そこまで自分のレベルを底上げしてあげればいいのではと考えたのです。
ついでにタイムマネジメントが苦手なままでも時間を作り出せたり、仕事の能率が上がれば言うことなしだなと考え、試行錯誤しました。
試行錯誤の途中で気がついたのですが、本やブログに書いてあることを忠実に守ろうとすると、最初はいいのですが途中から違和感を感じる部分が目につき始めたり、窮屈な感じがするから途中で止めていたのかもしれないということです。
自分で答えを導き出そうと試行錯誤するのはとても楽しく、アイデアが湧いてきてうまく行かなくても、次々にいろんなことを試して行けました。
私が体験を通して得た結論は、時間の管理も苦手、計画を守るのも苦手な人は、タイムマネジメントが出来ないのではなく、自分にあったタイムマネジメントの方法を知らないだけなのです。
失敗しないタイムマネジメントはこれ
失敗しないタイムマネジメントとは、どんなものなのか想像できますか？
それは、自分にあったタイムマネジメントの方法を知っていて、それを実行することです。
でも、その方法を見つける時間も余裕もないから、その方法を探しているという人が圧倒的に多いことでしょう。
そこで私が見つけた時間の管理も苦手、計画を守るのも苦手な人のためのタイムマネジメントをうまく行かせる方法をご紹介します。
前日に翌日の予定を２つのカテゴリーに分けて決める
これはよく言われていることではありますが、以前の私は翌日の予定をキッチリ分単位で計画を立てては、不測の事態でスケジュールを狂わされイライラするので計画を立てるのをやめていました。
その経験を元に私は、優先順位をつけて２つのカテゴリーに予定を振り分けました。
それは、絶対に何があってもやり遂げる３つの予定と違う日に延期してもいい予定です。
時間管理が苦手とはいえ、仕事には納期があるものです。
スケジュールを作らず、その日に思いついた仕事だけしていては納期に間に合わない事もしばしばありました。
そこでゆるいスケジュールなら時間管理が苦手な自分でもストレスを感じる事なく守れるのではないかと思いついたのです。
どんなことがあっても必ずその日のうちに完了させる予定を３つだけ決めて、その他の予定は時間に余裕があればやるというスケジュールを立てました。
その結果、その日暮らしのようなスケジュールで仕事をしていた時よりも効率が上がり、納期に遅れることがなくなりました。
でも、これだけだとあくまで納期に遅れないだけのタイムマネジメントでした。
週間のスケジュールを立て、１ヶ月のスケジュールも立てる
もう少し仕事の効率を上げたいと考えた私は、成功体験を元に１ヶ月の予定をゆるく考えてみたらどうだろうと思いました。
こちらもどんなことがあっても必ず達成する３つの予定と、次の月に繰り越してもいい予定に振り分けてみました。
ところが、１ヶ月で３つの予定だと少なすぎるので逆に仕事の効率が落ちることに気がつきました。まぁ、当然ですよね・・・。
そこで、３つの予定を大きく３つと定義し直しました。
そもそも毎日の予定は仕事を細分化して出来た予定なので、細分化する前の予定として３つを考えればいいよねということです。
しかし、時間管理が苦手な私はどこまでのレベルなら１ヶ月なの？というとても単純なことが把握できませんでした。
そこで、毎日の３つの予定を１週間にまとめるとどうなるのか、その週間予定を４つまとめて月間にするとどうなるのかを積み上げて考えてみました。
そうすることでやっと１ヶ月の仕事量のレベルが把握できて、どんなことがあっても必ず達成する３つの予定と、次の月に繰り越してもいい予定に振り分けられました。
全体のスケジュールから逆算して、微調整する
しかし問題がまだありました。
毎日の予定を積み上げていく方法は、仕事量のレベル把握はできたのですが、納期に間に合うかどうかは別問題だったんです。
そこで気がついたことは、毎日の３つの予定は納期が迫るに従って濃密になっていき、残業が増えていたことでした・・・。
これでは効率を上げるなんて夢のまた夢だし、時間を創り出す事も無理だなと気がつきました。
毎月の仕事量のレベルが把握できた時点で全体の仕事量のレベルをもう一度確認し、今のような仕事量で納期が守れるのかどうか、不測の事態があった時に対応できる時間が取れそうかどうかを最初はなんとなくの予想で決めてみました。
その予想に従って、毎月と毎週の予定を見直し、前日に翌日の予定を決めて、仕事を積み上げて行ってみました。
最初はなかなか予定通りに仕事が進まず、タイムマネジメントはやっぱり私には無理なのかなぁなんて思ったりもしました。
でも、とりあえず半年続けてみようと思いやってみたら、なんとなくの予想も実際に近くなっていき、なんとか人並みにタイムマネジメントできているのではというレベルに近ずくことができました。
まとめ
失敗した時の気持ちを感じるのが嫌でやらない選択をしてきた私ですが、必要に迫られ自分なりのタイムマネジメントの方法を手探りで実践してみた結果をお伝えしました。
仕事ができる人からすれば当たり前のことではあるんでしょうけど、苦手意識が強いとなかなか気がつかないし、実行するのも難しかったりします。
しかも子供の頃からの積み上げた習慣はなかなかに手強く、ぐうたらな私はなんとか形になるまでに３、４年かかっています・・・。
習慣が変わったなと感じてからは、時間がないから難しいという口ぐせもあまり出なくなり、やりたいことにも手を出せるようになってきています。
もしあなたがタイムマネジメントがすごく苦手だけど、やりたいと考えているのなら紹介した方法を試してみてください。
あなたに合う方法かどうかはやってみないとわかりませんが、諦めずに継続すれば何かしらの手応えのようなものを感じられるはずです。
